Ezekre figyelj számlázó program választásakor!

A vállalkozásod indulásakor biztosan említette már a könyvelőd, hogy szükséged lesz egy számlázó programra. Biztos azt is mondta, hogy rengeteg ingyenes program van.

Arra viszont valószínűleg nem tért ki, hogy ha most tudatosan, a későbbi céljaidat szem előtt tartva döntesz, azzal sok-sok pénzt, időt és munkát kímélhetsz meg magadnak.

Igen, a számlázó választás nem is olyan egyszerű, de listába szedtük, mi mindenre érdemes már most figyelned.

A számlázó programok között egyetlen közös pont van: mindegyikkel lehet számlázni. Nem mindegyik lesz jó azonban neked, ha olyan szoftverrel szeretnél dolgozni, ami pontosan a Te és a vállalkozásod igényeihez passzol. Érdemes ezért végigmenni a számlázóprogram-választás legfontosabb szempontjain, felállítani a saját fontossági sorrendedet köztük és az alapján dönteni. De nyugalom, annyira nem bonyolult, mint amennyire annak tűnik.

Nézzük a szempontokat:

Online vagy telepíthető?

A telepíthető programokat értelemszerűen fel kell telepítened a számítógépre, amit használsz. Ezzel szemben az online elérhető programok nagy előnye, hogy bármikor, bárhonnan, bármilyen eszközről hozzáférsz a számláidhoz. A Billingo onlie számlázóval számlázhatsz a mobilodról, tabletről, laptopról vagy egy kölcsönkapott számítógépről is. Az sem számít, hogy az irodában vagy a dugóban ülsz, sorban állsz vagy utazol közben.

Windows, Android, Mac vagy Linux?

Nem minden számlázó program használható bármilyen operációs rendszerről. Ezért, ha Te sem Windows rendszert használsz, akkor mindenképpen ellenőrizd, hogy a választott szoftver az általad használt operációs rendszeren is működik-e. Az online számlázók bármilyen rendszeren használhatók.

Mennyire egyszerű használni?

A most választott számlázó programot nagy eséllyel havonta többször is használni fogod majd. Ezért fontos szempont, hogy könnyen átlátható, logikus és egyszerűen kezelhető legyen a felülete. És persze az sem árt, ha tetszik. A legtöbb programnak van ingyenes demo verziója, így ezt gyorsan le tudod tesztelni.

Milyen funkciói vannak?

A számlázás mellett sok, számlázáshoz kapcsolódó funkció egyszerűsítheti a mindennapjaidat. Ezért a választás során érdemes a funkciólistát is áttanulmányozni. Szuper, ha a számlákat pl. egyben át tudod küldeni a könyvelődnek, ha API segítségével automatizálni tudod a számlakiállítást és kiküldést, ha automatikus értesítéseket tudsz beállítani a kintlévőségek minimalizálásához, ha olcsón tudsz e-számlákat is küldeni stb.

Hagyományos vagy e-számlákat akarsz küldeni?

Hagyományos számlát bármelyik számlázó programmal ki tudsz állítani, az e-számla már más kérdés. Az e-számlák küldéséhez hitelesített időbélyeg szükséges, ezért a választásnál ennek az árával is számolnod kell. A hitelesített időbélyeg piaci ára jellemzően 5-50 Ft között mozog. A Billingo Premium csomagban viszont havonta 500 db időbélyeggel hitelesített e-számla küldése ingyenes.

Megfelel-e a NAV jogszabályoknak?A NAV jogszabályok nagyon gyakran változnak, nem minden vállalkozónak van kapacitása nyomon követni őket. Biztos neked sincs erre időd. Érdemes ezért folyamatosan fejlesztett számlázót választani, ami mindig igazodik a jogszabályi változásokhoz. (Pl. Billingo) Ezzel időt és NAV büntetést is spórolhatsz.

Hogyan támogatja a számlázó a pénzügyeid átláthatóságát?

Nem elég a számlákat kiállítani, muszáj a kiegyenlítéseket is nyomon követni. Ezt jelenleg minden számlázónál csak manuálisan, a státuszok módosításával tudod megtenni. De mindenképpen jó, ha minél egyszerűbben le tudod kérdezni a kintlévőségek ill. a lejárt számlák listáját. A Billingóban ezek mellett a kiadásokat is rögzítheted, mutatja a rendszer a fizetendő áfát és KATÁs vállalkozóként az adott évben kifizetett számlák egyenlegét is bármikor ellenőrizheted. Így mindig pontos képet kapsz a pénzügyeidről.

Hogyan tudod minimalizálni vele az adminisztrációt?

A számlázás és a hozzá kapcsolódó adminisztráció elég unalmas tud lenni. Jó, ha a számlázóddal ezek egy részét automatizálni tudod. A Billingo API-val maga a számlázási folyamat automatizálható, de beállíthatod, hogy a rendszer automatikus beküldje a NAV számára a 100 000 Ft áfatartalom feletti, kötelezően beküldendő számlákat, jogosultságot adhatsz a könyvelődnek, így le tudja tölteni a számlákat vagy automatizálhatod a fizetési értesítőket stb.

Mit mond a többi vállalkozó?Magyarországon több tízezer vállalkozás használ számlázó programot, érdemes megnézni, hogy ők mit választottak. Olvass ügyfélvéleményeket, ellenőrizd a számlázók közösségi média profilját, kérdezz az ügyfélszolgálattól. Az ezek alapján szerzett benyomások nagyon hasznosak lehetnek.

Regisztrálj most Billingo fiókot és induló vállalkozásként 1 évig, több mint 3 hónapja alapított vállalkozásként pedig 3 teljes hónapig ingyen használhatod a minden funkciót tartalmazó Prémium verziót!

További kérdéseid vannak? Kérdezd Sárospataki Albertet az online számlázás szakértőjét!

Tartalompartnerünk a Billingo online számlázás
www.billingo.hu

vissza